Adakah anda pernah menulis surat atau menghantar e-mel (e-mel) kepada salah satu rakan anda? Surat adalah alat pemberitahuan, permintaan dan idea. Selain itu, terdapat juga bukti tertulis, peringatan, bukti sejarah, dan panduan kerja.
Dalam Kamus Bahasa Dunia Besar (KBBI), dinyatakan bahawa makna surat adalah kertas yang ditulis pada sehelai kertas sebagai tanda atau maklumat, sesuatu yang ditulis atau ditulis. Keupayaan menulis surat diperlukan dalam pelbagai peluang dan profesion. Huruf terbahagi kepada dua, iaitu surat peribadi dan surat rasmi. Adakah anda tahu apa perbezaannya? Mari lihat penjelasannya!
Surat peribadi
Ini adalah surat yang ditulis dengan nama peribadi dan bentuknya adalah komunikasi interaktif antara orang pertama (pengirim) dan orang kedua (penerima). Secara umum, isi surat ini berkaitan dengan masalah peribadi dengan bertanya tentang berita, keperluan peribadi, dan tujuan komunikasi peribadi yang lain.
Surat peribadi boleh dibahagikan kepada dua, iaitu rasmi dan tidak rasmi. Surat peribadi rasmi adalah surat yang dibuat dan ditunjukkan kepada agensi rasmi, misalnya izin untuk tidak memasuki sekolah kepada guru wali kelas. Manakala yang tidak rasmi adalah surat sifat persahabatan dan perkenalan, misalnya surat kepada rakan.
(Baca juga: Ketahui Jenis Surat Permohonan Pekerjaan)
Walaupun bersifat peribadi, ia perlu memperhatikan etika atau budi bahasa, terutama jika menulis kepada orang lain yang lebih dewasa atau orang yang baru dikenali. Di samping itu, huruf peribadi mempunyai beberapa ciri yang membezakannya dengan jenis huruf lain yang dapat dilihat dari struktur huruf, yaitu:
- Alamat dan tarikh surat
- Salam
- Ayat pembuka perenggan
- Kandungan surat
- Surat lamaran
- Salam akhir
- Nama dan tandatangan
Surat Perkhidmatan
Surat rasmi adalah surat yang dikeluarkan oleh agensi atau organisasi yang ditujukan untuk individu, agensi atau organisasi lain. Surat ini ditulis untuk tujuan rasmi, misalnya surat resmi biasa, catatan resmi, surat tugas, surat lamaran, memorandum, surat perintah, atau surat undangan.
Secara bertulis, surat rasmi menggunakan struktur bahasa standard dan rasmi. Oleh kerana huruf mempunyai banyak tujuan, setiap tujuan yang berbeza menggunakan perbendaharaan kata yang berbeza.
Surat rasmi juga memiliki beberapa fungsi, termasuk: sebagai media komunikasi antara institusi atau antara organisasi, sebagai dokumen bertulis, sebagai peringatan, sebagai panduan kerja, sebagai perwakilan untuk sebuah agensi atau organisasi, sebagai cerminan profesionalisme institusi atau organisasi.
Pada dasarnya, struktur surat peribadi dan rasmi / rasmi tidak jauh berbeza. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa elemen yang membezakannya, yang tidak termasuk dalam surat ini, termasuk:
- Ketua surat (isikan nama institusi)
- Nombor dan tarikh
- Jumlah lampiran mengandungi inti atau tujuan surat itu
- Alamat
- Salam
- Perenggan pembukaan
- Huruf inti
- Perenggan penutup
- penutup
- Ketua atau orang yang bertanggungjawab ke atas institusi berkenaan
